Asesoría para Propietarios de Supermercados con Farmacia Integrada

https://youtu.be/r0vi-Zm4g_U

Esta guía tiene como objetivo brindar orientación y asesoría a los propietarios de supermercados (ya sean sociedades o personas naturales) sobre el manejo adecuado de una farmacia dentro de su establecimiento.

Experiencia Previa:

En el pasado, me correspondió laborar con farmacias dentro de supermercados, en las Farmacias Gago (posteriormente adquiridas por Super 99). Es importante destacar que, en estos modelos, la farmacia operaba como una entidad separada del supermercado, incluso con una gerencia o coordinación independiente. Los gerentes y supervisores del supermercado tenían autoridad administrativa para mantener el orden, pero no podían intervenir en las órdenes operativas o de funcionamiento del personal de la farmacia; cualquier idea debía ser expuesta primero al coordinador de la farmacia.

Consideraciones Clave para el Manejo del Personal Profesional:

Las farmacias ubicadas dentro de supermercados cuentan con personal "profesional" que ha obtenido una idoneidad del Ministerio de Salud (Consejo Técnico de Salud). El manejo de este personal es distinto debido a la normativa que regula los establecimientos farmacéuticos, la dispensación y el manejo de medicamentos, responsabilizando al Regente Farmacéutico como "Jefe Técnico del establecimiento

Recomendaciones Fundamentales:

1. Designar un Gerente o Coordinador Específico: Es crucial tener un gerente o coordinador encargado del manejo exclusivo del departamento de farmacia. Si se trata de una cadena de supermercados, esta figura podría supervisar todas las farmacias.
2. Comunicación Basada en la Normativa: Los encargados de la farmacia deben comunicar las cosas con claridad, basándose en la normativa vigente. Trabajar como profesional no implica simplemente seguir órdenes, sino hacer las cosas conforme a la ley y al conocimiento profesional.
3. Documentar Decisiones: Si se explican y justifican las decisiones, no debería haber problemas. Sin embargo, si las indicaciones no se siguen, es importante documentar todo para futuras justificaciones

Requisitos para Operar un Supermercado en Panamá (General)

Para abrir un supermercado en Panamá, se deben cumplir con requisitos legales, sanitarios y administrativos

Requisitos Legales y Administrativos:

1. Constitución Legal: Se puede operar como persona natural o jurídica (ej. Sociedad Anónima), requiriendo inscripción en el Registro Público y obtención del Pacto Social y Certificado de Registro Público si es persona jurídica.
2. Aviso de Operaciones: Obligatorio para el inicio de actividades comerciales, se tramita en línea a través del Ministerio de Comercio e Industrias (MICI). Debe incluir el nombre, dirección, fecha de inicio, número de empleados y actividades específicas.
3. Licencia Comercial Municipal: Se solicita en el municipio donde estará el supermercado. El municipio inspeccionará el cumplimiento de normas de seguridad y salubridad¹⁶. La licencia debe estar visible.
4. Contrato de Arrendamiento o Propiedad: Presentar el documento que acredite la posesión del local.
5. Inscripción en DGI y CSS: Registrar el negocio ante la Dirección General de Ingresos (DGI) para temas fiscales y ante la Caja de Seguro Social (CSS) para los empleados.
6. Registro en AMPYME: Si la inversión inicial es menor a 150,000 USD, se puede registrar en la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (AMPYME) para optar por incentivos fiscales

Requisitos Sanitarios y de Seguridad:

1. Permiso Sanitario de Operación: Emitido por el Ministerio de Salud (MINSA), específicamente por el Departamento de Protección de Alimentos. El trámite es presencial y gratuito
2. Carnés Sanitarios:
• Carné blanco: Certifica que el portador no tiene enfermedades infectocontagiosas.
• Carné verde: Obligatorio para manipuladores de alimentos; acredita que la persona está capacitada para manipular alimentos de manera segura.
3. Permiso de Bomberos: El local debe cumplir con normas de seguridad contra incendios y obtener el visto bueno del Cuerpo de Bomberos

Documentos y Otros Requisitos Adicionales:

• Croquis de la ubicación del local y fotografías de la fachada
• Declaraciones de renta desde el inicio de operaciones.
• Declaración jurada de bienes patrimoniales
• Permisos adicionales si se venderán productos regulados como licor o medicamentos.

Requisitos Específicos para la Venta de Licor en Supermercados

Si el supermercado venderá licor, se deben cumplir requisitos adicionales.

Permisos y Requisitos Específicos:

• Ampliación del Aviso de Operación: Se debe realizar a través del sistema Panamá Emprende para incluir la venta de bebidas alcohólicas como actividad comercial
• Permiso Municipal: Solicitud de un permiso específico para la venta de licor ante la Alcaldía del distrito, otorgado mediante una resolución firmada por el alcalde, previa autorización de la Junta Comunal. El municipio puede imponer restricciones de horarios y condiciones adicionales.
• Licencia Comercial Específica: Además de la licencia comercial general, se requiere una licencia específica para expendio de bebidas alcohólicas, otorgada por el Ministerio de Comercio e Industrias (MICI)³⁴.
• Certificación de Zonificación y Uso de Suelo: Emitida por el Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT) que autorice la venta de licor en la ubicación seleccionada³⁵. Si el local está en un centro comercial, se requiere autorización del administrador o dueño del inmueble.
• Croquis y Fotografías del Local: Presentar un croquis de la distribución interna y fotografías que evidencien las condiciones físicas del establecimiento.
• Cumplimiento de Requisitos Sanitarios: El local debe cumplir con todas las normativas sanitarias del Ministerio de Salud, incluyendo condiciones higiénicas, baños adecuados y medidas de mitigación de ruido.
• Inspección Previa: Antes de la aprobación final, se realiza una inspección para verificar que el local cumple con todas las condiciones exigidas por la ley.
• Restricciones de Ubicación: No se puede conceder licencia para vender licor en lugares situados a menos de 100 metros en el interior del país, o 500 metros en la ciudad de Panamá y Colón, de escuelas, hospitales o templos religiosos
• Pago del Derecho Único: Impuesto específico (Derecho Único) asociado a la obtención del permiso de venta de licor. El monto varía según la capacidad y ubicación del local.
• Declaración Jurada: Se debe presentar una declaración jurada donde se indique que la venta de licor no es la actividad principal del negocio, si aplica.

El proceso para obtener estos permisos puede demorar entre uno y dos meses, dependiendo de la entrega de documentos y la adecuación del local.

Requisitos Específicos para Instalar una Farmacia dentro de un Supermercado

La instalación de una farmacia dentro de un supermercado en Panamá requiere el cumplimiento de requisitos regulatorios y operativos específicos para establecimientos farmacéuticos, además de los permisos generales del supermercado.

Permisos y Requisitos Específicos para Farmacia:

1. Licencia de Operación de Farmacia: Se debe solicitar y obtener una licencia de operación específica para farmacias, otorgada por la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas del Ministerio de Salud (MINSA).
• Documentos requeridos: El trámite requiere completar el formulario oficial, adjuntar copia de la cédula del representante legal y del regente farmacéutico, la idoneidad profesional del regente, aviso de operación del supermercado, plano físico del área de la farmacia y comprobantes de pago de los derechos correspondientes.
2. Permiso Sanitario: Es obligatorio obtener un permiso sanitario emitido por el MINSA, que certifica que el área cumple con todas las normativas sanitarias aplicables a farmacias.
3. Regente Farmacéutico: La ley exige que toda farmacia cuente con un farmacéutico regente idóneo y presente durante el horario de operación, responsable de supervisar la dispensación de medicamentos y el cumplimiento normativo.
4. Infraestructura y Áreas Específicas: El área designada para la farmacia debe contar con:
• Área de ingreso de clientes, sala de espera, buzón de sugerencias y adecuada ventilación e iluminación.
• Área de recetario o dispensación, con estanterías, refrigeradora, mostradores, controles ambientales (temperatura y humedad), extintores y luces de emergencia.
• Área segura (caja fuerte o anaquel de seguridad) para productos sujetos a control especial.
• Baños para clientes y personal.
• Área de consulta farmacéutica y literatura científica actualizada.
• Área para productos vencidos o para devolución.
• Área de preparación de fórmulas magistrales si aplica.
5. Inspección Sanitaria: Antes de la apertura, la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas realizará una inspección para verificar que el local cumple con todos los requisitos físicos, de almacenamiento y de seguridad⁵⁶.
6. Aviso de Operación Actualizado: Se debe actualizar el aviso de operación del supermercado para incluir la actividad de farmacia, notificando a las autoridades municipales, fiscales y comerciales.
7. Otros Documentos y Pagos:
• Pago de derechos de licencia y de inspección sanitaria.
• Libros de control para recetas, antibióticos, narcóticos y estupefacientes.

Cumplir con estos requisitos es indispensable para operar legalmente una farmacia dentro de un supermercado en Panamá , ya que la supervisión y el cumplimiento normativo son estrictos debido a la naturaleza sensible de la venta de medicamentos.

Delimitación de Productos y Servicios en Farmacias

Es crucial comprender que la licencia sanitaria otorgada por el Ministerio de Salud (MINSA) delimita estrictamente los productos que pueden ser manejados y vendidos en el área de farmacia. Si bien un supermercado puede ofrecer una amplia gama de productos, la farmacia, como establecimiento especializado, tiene regulaciones específicas.

1. Prohibición de Venta de Licor en Farmacias:

La normativa sanitaria en Panamá prohíbe expresamente la venta de bebidas alcohólicas en establecimientos farmacéuticos. Según la Ley 17 de 2014, queda prohibida a las farmacias la venta de licor, y el incumplimiento de esta disposición conlleva la suspensión de la licencia de operación por 30 días hábiles, mientras que la reincidencia puede resultar en la cancelación definitiva de dicha licencia.

• Por lo tanto, aunque el supermercado en general pueda vender licor y deba actualizar su aviso de operación para incluir esta actividad, el área destinada a farmacia dentro del mismo supermercado no puede vender bebidas alcohólicas bajo ninguna circunstancia.
• La farmacia debe operar bajo una licencia y normativas específicas que excluyen la venta de licor para garantizar la protección de la salud pública y el cumplimiento legal.
• La coexistencia de ambas actividades en un mismo local debe respetar esta separación estricta: el área de farmacia no debe vender ni almacenar bebidas alcohólicas. Esta separación es obligatoria para evitar sanciones y la posible suspensión o cancelación de la licencia sanitaria de la farmacia

2. Exclusividad de Productos Farmacéuticos y Afines:

Además de la prohibición de licor, la licencia sanitaria de farmacia delimita los productos a manejar en el área de farmacia de forma exclusiva. Esto significa que la farmacia no debe vender ni cobrar por productos que son propios de un supermercado general, como carnes, arroz, café, productos de limpieza o artículos para el hogar.

• El área de farmacia dentro del supermercado debe contar con una licencia sanitaria propia emitida por el MINSA, que regula estrictamente los productos que pueden venderse allí, excluyendo la venta de licor y otros productos no autorizados en farmacia.
• La actividad principal y exclusiva de la farmacia es la dispensación de medicamentos y productos farmacéuticos, así como la prestación de servicios relacionados con la salud.
• Cobrar por productos de supermercado en el área de la farmacia, o incluso tenerlos exhibidos para la venta, podría considerarse un incumplimiento de la normativa que delimita el alcance de la licencia sanitaria de farmacia.

En resumen, aunque exista un Aviso de Operaciones emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) que cubre el negocio en general, la licencia sanitaria otorgada por el Ministerio de Salud (MINSA) establece diferencias claras en cuanto a los productos que se pueden expender en las distintas áreas del establecimiento. El Aviso de Operaciones es un permiso general para ejercer actividades comerciales, mientras que el MINSA otorga licencias sanitarias específicas para cada área o actividad que involucra productos regulados o que requieren control sanitario. Esto implica que dentro de un mismo negocio pueden coexistir varias licencias o permisos sanitarios con alcances distintos, dependiendo del área y la actividad que se realiza. La estricta separación de inventarios y puntos de venta es fundamental para el cumplimiento normativo y para evitar sanciones.

Aquí tienes la revisión de la asesoría, con un énfasis adicional en la delimitación de productos permitidos en el área de farmacia:

Asesoría para Propietarios de Supermercados con Farmacia Integrada

Esta guía tiene como objetivo brindar orientación y asesoría a los propietarios de supermercados (ya sean sociedades o personas naturales) sobre el manejo adecuado de una farmacia dentro de su establecimiento.

Experiencia Previa:

En el pasado, se han operado farmacias dentro de supermercados, como fue el caso de las Farmacias Gago (posteriormente adquiridas por Super 99). Es importante destacar que, en estos modelos, la farmacia operaba como una entidad separada del supermercado, incluso con una gerencia o coordinación independiente¹. Los gerentes y supervisores del supermercado tenían autoridad administrativa para mantener el orden, pero no podían intervenir en las órdenes operativas o de funcionamiento del personal de la farmacia; cualquier idea debía ser expuesta primero al coordinador de la farmacia.

Consideraciones Clave para el Manejo del Personal Profesional:

Las farmacias ubicadas dentro de supermercados cuentan con personal "profesional" que ha obtenido una idoneidad del Ministerio de Salud (Consejo Técnico de Salud). El manejo de este personal es distinto debido a la normativa que regula los establecimientos farmacéuticos, la dispensación y el manejo de medicamentos, responsabilizando al Regente Farmacéutico como "Jefe Técnico del establecimiento".

Recomendaciones Fundamentales:

1. Designar un Gerente o Coordinador Específico: Es crucial tener un gerente o coordinador encargado del manejo exclusivo del departamento de farmacia. Si se trata de una cadena de supermercados, esta figura podría supervisar todas las farmacia.
2. Comunicación Basada en la Normativa: Los encargados de la farmacia deben comunicar las cosas con claridad, basándose en la normativa vigente. Trabajar como profesional no implica simplemente seguir órdenes, sino hacer las cosas conforme a la ley y al conocimiento profesional.
3. Documentar Decisiones: Si se explican y justifican las decisiones, no debería haber problemas. Sin embargo, si las indicaciones no se siguen, es importante documentar todo para futuras justificaciones.

Requisitos para Operar un Supermercado en Panamá (General)

Para abrir un supermercado en Panamá, se deben cumplir con requisitos legales, sanitarios y administrativos.

Requisitos Legales y Administrativos:

1. Constitución Legal: Se puede operar como persona natural o jurídica (ej. Sociedad Anónima), requiriendo inscripción en el Registro Público y obtención del Pacto Social y Certificado de Registro Público si es persona jurídica.
2. Aviso de Operaciones: Obligatorio para el inicio de actividades comerciales, se tramita en línea a través del Ministerio de Comercio e Industrias (MICI). Debe incluir el nombre, dirección, fecha de inicio, número de empleados y actividades específicas.
3. Licencia Comercial Municipal: Se solicita en el municipio donde estará el supermercado. El municipio inspeccionará el cumplimiento de normas de seguridad y salubridad. La licencia debe estar visible.
4. Contrato de Arrendamiento o Propiedad: Presentar el documento que acredite la posesión del local.
5. Inscripción en DGI y CSS: Registrar el negocio ante la Dirección General de Ingresos (DGI) para temas fiscales y ante la Caja de Seguro Social (CSS) para los empleados.
6. Registro en AMPYME: Si la inversión inicial es menor a 150,000 USD, se puede registrar en la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (AMPYME) para optar por incentivos fiscales.

Requisitos Sanitarios y de Seguridad:

1. Permiso Sanitario de Operación: Emitido por el Ministerio de Salud (MINSA), específicamente por el Departamento de Protección de Alimentos. El trámite es presencial y gratuito.
2. Carnés Sanitarios:
• Carné blanco: Certifica que el portador no tiene enfermedades infectocontagiosas.
• Carné verde: Obligatorio para manipuladores de alimentos; acredita que la persona está capacitada para manipular alimentos de manera segura.
3. Permiso de Bomberos: El local debe cumplir con normas de seguridad contra incendios y obtener el visto bueno del Cuerpo de Bomberos.

Documentos y Otros Requisitos Adicionales:

• Croquis de la ubicación del local y fotografías de la fachada.
• Declaraciones de renta desde el inicio de operaciones.
• Declaración jurada de bienes patrimoniales
• Permisos adicionales si se venderán productos regulados como licor o medicamentos.

Requisitos Específicos para la Venta de Licor en Supermercados

Si el supermercado venderá licor, se deben cumplir requisitos adicionales.

Permisos y Requisitos Específicos:

• Ampliación del Aviso de Operación: Se debe realizar a través del sistema Panamá Emprende para incluir la venta de bebidas alcohólicas como actividad comercial.
• Permiso Municipal: Solicitud de un permiso específico para la venta de licor ante la Alcaldía del distrito, otorgado mediante una resolución firmada por el alcalde, previa autorización de la Junta Comunal. El municipio puede imponer restricciones de horarios y condiciones adicionales.
• Licencia Comercial Específica: Además de la licencia comercial general, se requiere una licencia específica para expendio de bebidas alcohólicas, otorgada por el Ministerio de Comercio e Industrias (MICI).
• Certificación de Zonificación y Uso de Suelo: Emitida por el Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT) que autorice la venta de licor en la ubicación seleccionada. Si el local está en un centro comercial, se requiere autorización del administrador o dueño del inmueble
• Croquis y Fotografías del Local: Presentar un croquis de la distribución interna y fotografías que evidencien las condiciones físicas del establecimiento.
• Cumplimiento de Requisitos Sanitarios: El local debe cumplir con todas las normativas sanitarias del Ministerio de Salud, incluyendo condiciones higiénicas, baños adecuados y medidas de mitigación de ruido.
• Inspección Previa: Antes de la aprobación final, se realiza una inspección para verificar que el local cumple con todas las condiciones exigidas por la ley.
• Restricciones de Ubicación: No se puede conceder licencia para vender licor en lugares situados a menos de 100 metros en el interior del país, o 500 metros en la ciudad de Panamá y Colón, de escuelas, hospitales o templos religiosos.
• Pago del Derecho Único: Impuesto específico (Derecho Único) asociado a la obtención del permiso de venta de licor. El monto varía según la capacidad y ubicación del local.
• Declaración Jurada: Se debe presentar una declaración jurada donde se indique que la venta de licor no es la actividad principal del negocio, si aplica.

El proceso para obtener estos permisos puede demorar entre uno y dos meses, dependiendo de la entrega de documentos y la adecuación del local.

Requisitos Específicos para Instalar una Farmacia dentro de un Supermercado

La instalación de una farmacia dentro de un supermercado en Panamá requiere el cumplimiento de requisitos regulatorios y operativos específicos para establecimientos farmacéuticos, además de los permisos generales del supermercado.

Permisos y Requisitos Específicos para Farmacia:

1. Licencia de Operación de Farmacia: Se debe solicitar y obtener una licencia de operación específica para farmacias, otorgada por la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas del Ministerio de Salud (MINSA).
• Documentos requeridos: El trámite requiere completar el formulario oficial, adjuntar copia de la cédula del representante legal y del regente farmacéutico, la idoneidad profesional del regente, aviso de operación del supermercado, plano físico del área de la farmacia y comprobantes de pago de los derechos correspondientes.
2. Permiso Sanitario: Es obligatorio obtener un permiso sanitario emitido por el MINSA, que certifica que el área cumple con todas las normativas sanitarias aplicables a farmacias.
3. Regente Farmacéutico: La ley exige que toda farmacia cuente con un farmacéutico regente idóneo y presente durante el horario de operación, responsable de supervisar la dispensación de medicamentos y el cumplimiento normativo
4. Infraestructura y Áreas Específicas: El área designada para la farmacia debe contar con:
• Área de ingreso de clientes, sala de espera, buzón de sugerencias y adecuada ventilación e iluminación.
• Área de recetario o dispensación, con estanterías, refrigeradora, mostradores, controles ambientales (temperatura y humedad), extintores y luces de emergencia.
• Área segura (caja fuerte o anaquel de seguridad) para productos sujetos a control especial.
• Baños para clientes y personal.
• Área de consulta farmacéutica y literatura científica actualizada.
• Área para productos vencidos o para devolución.
• Área de preparación de fórmulas magistrales si aplica.
5. Inspección Sanitaria: Antes de la apertura, la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas realizará una inspección para verificar que el local cumple con todos los requisitos físicos, de almacenamiento y de seguridad.
6. Aviso de Operación Actualizado: Se debe actualizar el aviso de operación del supermercado para incluir la actividad de farmacia, notificando a las autoridades municipales, fiscales y comerciales.
7. Otros Documentos y Pagos:
• Pago de derechos de licencia y de inspección sanitaria.
• Libros de control para recetas, antibióticos, narcóticos y estupefacientes.

Cumplir con estos requisitos es indispensable para operar legalmente una farmacia dentro de un supermercado en Panamá, ya que la supervisión y el cumplimiento normativo son estrictos debido a la naturaleza sensible de la venta de medicamentos.

Delimitación de Productos y Servicios en Farmacias

Es crucial comprender que la licencia sanitaria otorgada por el Ministerio de Salud (MINSA) delimita estrictamente los productos que pueden ser manejados y vendidos en el área de farmacia. Si bien un supermercado puede ofrecer una amplia gama de productos, la farmacia, como establecimiento especializado, tiene regulaciones específicas.

1. Prohibición de Venta de Licor en Farmacias:

La normativa sanitaria en Panamá prohíbe expresamente la venta de bebidas alcohólicas en establecimientos farmacéuticos. Según la Ley 17 de 2014, queda prohibida a las farmacias la venta de licor, y el incumplimiento de esta disposición conlleva la suspensión de la licencia de operación por 30 días hábiles, mientras que la reincidencia puede resultar en la cancelación definitiva de dicha licencia.

• Por lo tanto, aunque el supermercado en general pueda vender licor y deba actualizar su aviso de operación para incluir esta actividad, el área destinada a farmacia dentro del mismo supermercado no puede vender bebidas alcohólicas bajo ninguna circunstancia.
• La farmacia debe operar bajo una licencia y normativas específicas que excluyen la venta de licor para garantizar la protección de la salud pública y el cumplimiento legal
• La coexistencia de ambas actividades en un mismo local debe respetar esta separación estricta: el área de farmacia no debe vender ni almacenar bebidas alcohólicas Esta separación es obligatoria para evitar sanciones y la posible suspensión o cancelación de la licencia sanitaria de la farmacia

2. Exclusividad de Productos Farmacéuticos y Afines:

Además de la prohibición de licor, la licencia sanitaria de farmacia delimita los productos a manejar en el área de farmacia de forma exclusiva. Esto significa que la farmacia no debe vender ni cobrar por productos que son propios de un supermercado general, como carnes, arroz, café, productos de limpieza o artículos para el hogar.

• El área de farmacia dentro del supermercado debe contar con una licencia sanitaria propia emitida por el MINSA, que regula estrictamente los productos que pueden venderse allí, excluyendo la venta de licor y otros productos no autorizados en farmacias.
• La actividad principal y exclusiva de la farmacia es la dispensación de medicamentos y productos farmacéuticos, así como la prestación de servicios relacionados con la salud.
• Cobrar por productos de supermercado en el área de la farmacia, o incluso tenerlos exhibidos para la venta, podría considerarse un incumplimiento de la normativa que delimita el alcance de la licencia sanitaria de farmacia.

En resumen, aunque exista un Aviso de Operaciones emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) que cubre el negocio en general, la licencia sanitaria otorgada por el Ministerio de Salud (MINSA) establece diferencias claras en cuanto a los productos que se pueden expender en las distintas áreas del establecimiento. El Aviso de Operaciones es un permiso general para ejercer actividades comerciales, mientras que el MINSA otorga licencias sanitarias específicas para cada área o actividad que involucra productos regulados o que requieren control sanitario. Esto implica que dentro de un mismo negocio pueden coexistir varias licencias o permisos sanitarios con alcances distintos, dependiendo del área y la actividad que se realiza
. La estricta separación de inventarios y puntos de venta es fundamental para el cumplimiento normativo y para evitar sanciones.